"Хождение" документов: входящие, исходящие, внутренние

Различают три вида номенклатуры: типовая, примерная и номенклатура дел организации.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ органов управления (вышестоящих организаций). На их основании организация разрабатывает свою собственную номенклатуру. При отсутствии вышестоящих организаций или органов номенклатура разрабатывается организацией самостоятельно.

Номенклатура дел организации составляется на дела всей организации (сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения (п. 152 Инструкции по делопроизводству).

Если организация небольшая и не имеет структурных подразделений, ей достаточно составить одну общую для всей организации номенклатуру дел.

В графе 1 номенклатуры указывается индекс дела, включенного в номенклатуру. Он должен состоять из принятого в организации кодового номера структурного подразделения, а также порядкового номера конкретного дела в номенклатуре, которые разделяются тире.

В графе 2 указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел. Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия. Состав информации, указываемой в заголовке дела, зависит от категории дела и может включать в себя автора документов (приказы генерального директора по основной деятельности), адресата или корреспондента документов (переписка с ООО "А" по вопросам аренды) и др.

Графа 3 заполняется в конце года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим перечням (Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 N 82 "Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения" и Постановление Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 N 38 "Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения" (далее - Постановление N 38)).

При составлении номенклатуры целесообразно резервировать несколько свободных номеров для заведения ранее не предусмотренных дел.

В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, а также документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций.