"Хождение" документов: входящие, исходящие, внутренние

Пример 1.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Отдел кадров (код 03) составляет номенклатуру дел и включает в нее │

│дело с приказами о предоставлении трудовых отпусков. Заголовок дела│

│"Кадровые приказы о предоставлении трудовых отпусков за 2009 год" будет│

│иметь индекс, например, 03-05, где 03 - код отдела кадров, 05 -│

│порядковый номер дела в номенклатуре │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Согласовываются номенклатуры дел:

государственными организациями:

сдающими документы в государственный архив, - с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) или экспертно-методической комиссией (ЭМК) государственного архивного учреждения один раз в 5 лет;

не сдающими документы в государственные архивы, - с центральной экспертной комиссией вышестоящей организации;

негосударственными организациями:

заключившими договор с государственным архивным учреждением, - с ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения;

не заключившими договор, - не согласовываются.

Номенклатура дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с начала делопроизводственного года, т.е. с 1 января.

. Хранение: оперативное и архивное

Все созданные в организации документы подлежат хранению, сроки которого зависят от содержания документа, его юридической значимости. Началом исчисления срока хранения документов является 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 4 Положения о порядке применения перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного Постановлением N 38).

Документы сроком хранения свыше 10 лет хранятся в архиве (архивное хранение), все остальные, а также документы, подлежащие архивному хранению, до передачи их в архив - по месту их создания (оперативное хранение).

Для оперативного хранения документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, которые затем хранятся в рабочих комнатах или специально предназначенных для этого помещениях. Дела помещаются в запираемые шкафы, предохраняющие документы от пыли и солнечного света (ч. 2 п. 213 Инструкции по делопроизводству).