"Хождение" документов: входящие, исходящие, внутренние
Входящие документы регистрируются в день поступления в организацию.
. Передача документа на рассмотрение руководителю организации. Результаты рассмотрения отражаются в виде резолюции на документе. Если решения руководителя не требуется, документ передается в структурное подразделение, ответственное за исполнение.
. Занесение содержания резолюции в РКК или журнал регистрации входящих документов и передача документа непосредственному исполнителю, указанному в резолюции.
. На исполненном документе исполнителем или руководителем структурного подразделения - исполнителя слева в нижнем поле первого листа документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
┌──────────────────────────┐
│ В дело 02-15 │
│ Дан ответ │
│ 01.10.2009 N 02-15/97 │
│ Подпись │
│ 01.10.2009 │
└──────────────────────────┘
Исходящие документы
. Подготовка и подписание документа. Обычно документы, требующие подписания, накапливаются службой ДОУ (например, за текущий рабочий день) и затем подаются уполномоченному должностному лицу на подпись.
. Регистрация документа производится в день его подписания. Если копии исходящих документов хранятся в структурном подразделении, его подготовившем, лицо, изготовившее документ, проставляет на нем индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа, а затем через дробь порядковый регистрационный номер, присваиваемый службой ДОУ исходящим документам в пределах делопроизводственного года. Если же копия документа будет храниться в службе ДОУ (такой способ практикуется в организациях с небольшим объемом документооборота), то регистрационный индекс проставляется централизованно только службой ДОУ.
. Отправка документов. После регистрации первый экземпляр исходящего документа направляется корреспонденту, а его копия подшивается в соответствующее дело.
Внутренние документы
"Жизнь" этих документов на этапе создания и регистрации схожа с "жизнью" исходящих документов, а процесс их исполнения близок к исполнению входящих документов. Но имеются следующие особенности.
. Внутренние документы регистрируются в отдельных РКК или журналах регистрации внутренних документов. Лишь при незначительном объеме документооборота их допускается регистрировать в общем журнале регистрации исходящих документов.
. Протоколы и приказы регистрируются отдельно друг от друга и от других внутренних документов.
. Общие и кадровые приказы регистрируются отдельно друг от друга. В свою очередь кадровые приказы с разными сроками хранения регистрируются отдельно.
. Номенклатура дел. Составление, согласование, утверждение
Номенклатура дел представляет собой составляемый в определенном порядке список дел, формируемых в организации в течение календарного года, с указанием сроков их хранения.
