Анализ формирования и оценка способов доступа к информационным ресурсам по поставленной задаче на предприятии ООО МК «Виктория»

Качественные характеристики информации достаточно многообразны, но основными из них являются: своевременность, достоверность, достаточность, надежность. Своевременность информации исходит из того, что с момента выдачи задания на сбор информации до ее получения проходит определенный промежуток времени, в течение которого информация стареет, теряет актуальность и в конечном итоге вообще не может быть использована для принятия решения. Достоверность информации заключается в том, что, чем точнее информация отражает реальное состояние объекта, т.е. чем ближе она к реальным процессам и характеристикам изучаемого объекта, тем выше качество принимаемого решения. Достаточность информации во многом зависит от ситуации, в которой принимается решение, поскольку понятие достаточности предполагает, с одной стороны, полноту информации, с другой - полезность полученной информации, а с третьей - вероятность определенной доли бесполезности информации, которая может стать с течением времени все - таки необходимой. Поэтому понятие достаточности во многом носит субъективный характер и зависит от значимости решения, квалификации и характера лица, принимающего решение. Надежность информации обеспечивает уверенность в качестве полученных сведений и возможности их использования в широком спектре проблем. Перечисленные нами требования с трудом могут быть совмещены на практике, т.к. полнота информации и её достоверность требуют определенного периода времени, что противоречит требованию своевременности. В свою очередь критерий достаточности может противоречить требованию своевременности, поскольку этот критерий весьма субъективен и может меняться по мере углубления в рассмотрение проблемы и изучение альтернатив возможного выхода из создавшегося положения. Необходимо так же учитывать, что сбор любой информации, а особенно с высокой степенью надежности, за короткий период и в достаточном объеме требует значительных затрат. Задача состоит в определении оптимума между всеми этими параметрами, поскольку чрезмерная стоимость информации или большая продолжительность ее сбора могут сделать неэффективным любое, даже самое разумное решение.[2,стр.72] Важную роль играют способы фиксирования информации. Наиболее распространенными являются различного рода документы, закрепляющие информацию в письменной форме. Документы могут классифицироваться по ряду признаков: по источнику информации (личные и служебные); по месту составления (внутренние и внешние); по содержанию; по форме (типовые, произвольные, трафаретные); по способу фиксирования; по срокам исполнения и хранения; по степени открытости. К документам предъявляют ряд требований, первое из которых состоит в четкости постановки цели. Другим требованием к документу является точное определение его объема, который обычно связан с характером и интерпретацией содержащихся в нем сведений: отобранных и классифицированных фактов; суждений и выводов; рекомендаций, побуждающих исполнителей и руководителей к необходимым действиям.[3, стр.74]. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. [4, стр.12].

Вся получаемая разнородная информация должна быть упорядочена по определенным классификационным принципам для того, чтобы облегчить ее использование при принятии решений. Классификация должна предусматривать такие признаки решения, как поле принятия, характер и уровень принимаемого решения. Иначе говоря, должна быть создана информационная система, которая позволит удовлетворять потребности пользователей любого уровня путем обращения к банку данных ли поиску и выдачи информации, обеспечивая достоверность информации и защиту ее от постороннего вмешательства. Информационные системы могут быть построены по функциональному или системному принципу. Функциональный принцип более прост, ибо он предусматривает сбор и обработку информации каждым функциональным подразделением, исходя из существующих форм документов и своих потребностей. Результатом такого подхода является зачастую невозможность использования первичной информации, поскольку она охватывает разный круг объектов, составлена на разных методических основах. Придание ей формы, пригодной для использования, требует дополнительного времени, что в условиях инновационного развития будет резко снижать ценность информации. При системном принципе информация подбирается под определенный круг вопросов по единой системе, что устраняет дублирование, присущее функциональному принципу, и значительно повышает качество информации. [1, стр. 75]. Примерная рубрикация может корреспондировать с разделами бизнес-плана: