Пять шагов к успешному документообороту

Экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров следует рассматривать во взаимосвязи с повышением качественного содержания информации. Цель оптимизации (проектирования) документооборота - приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение.

Оптимизация документооборота включает два крупных направления:

. Повышение качественного содержания информации (привязка к центрам ответственности; оптимальный набор и содержание показателей; высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях);

. Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров (ликвидация дублирования информации, оптимизация маршрутов движения; совмещение первичного учета для бухгалтерии и оперативного управления и др.; приведение названий документов в соответствие с содержанием).

Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров следует рассматривать во взаимосвязи с первым направлением, то есть экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Потеря части информации может привести к отрицательному эффекту в целом для организации.

Рассмотрим вариант сокращения документооборота при условии сохранения его информационной емкости.

Итак, цель оптимизации (проектирования) документооборота - приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение.

Процедура оптимизации (проектирования) документооборота включает следующие шаги:

· Шаг 1. Предпроектное обследование или описание организации.

· Шаг 2. Детальное описание существующего документооборота.

· Шаг 3. Анализ качественного содержания информации.

· Шаг 4. Оптимизация документооборота.

· Шаг 5. Создание стандартов (инструкций).

Предпроектное обследование

Задачами первого шага - описание организауции - являются определение потребностей менеджмента и выявление влияния факторов. Потребности менеджмента выявляются на основе изучения функций, заложенных в должностных инструкциях, и описания групп управленческих решений, принимаемых на разных уровнях управления. Для критического анализа можно использовать существующую внутрипроизводственную отчетность. Работы рекомендуется проводить параллельно с анализом качественного содержания информации.

При построении документооборота, как и при создании организационных структур управленческого учета, работы начинаются с изучения влияния таких факторов, как: особенности технологии, состав продукции, организация производства и управления предприятием и его структурными подразделениями, бизнес-процессы, материальные потоки. Организация документооборота во многом зависит от наличия в организационных структурах управления центров ответственности; развития механизма внутрифирменного предпринимательства; наличия управления по отклонениям; компетентности менеджмента и использовании им прогрессивных методов принятия решений; наличия персональных компьютеров, информационных сетей и др.

В ходе предпроектных работ, в частности, нужна большая детализация в части описания центров создания (преобразования, использования) информации и их персонифицированных взаимосвязей (учетных точек); описанию документов и существующих документопотоков.