Формирование информационной базы для принятия стратегических решений

Выявление коммуникационных проблем начинается со сбора информации о внутренней и внешней среде организации (см. табл. 1, 2, 3 в приложениях 2 и 3).

Внешняя информационная среда проявляет себя через воздействующие элементы, в частности, внешние автоматизированные базы и банки данных, правовые институты, финансовые организации, источники трудовых ресурсов.

Внутренняя информационная среда предприятия характеризуется информационными процессами, под которыми понимаются процессы сбора, накопления, хранения, актуализации, обработки, поиска, распространения и приема информации, также предполагается их материальное, организационное, кадровое и финансовое обеспечение.

Формирование информационного обеспечения стратегического управления промышленным предприятием должно осуществляться на основе системного подхода, который позволяет упорядочить и координировать работы по сбору, обработке, хранению и передаче пользователю информации, используя при этом индивидуальные ее свойства, выражающиеся и в многократности использования (рис. 3, приложение 4).

В предлагаемой системе на входе поступает информация, характеризующая состояние внешней и внутренней среды предприятия. В рамках первого этапа входящая информация проходит оценку значимости сначала на рациональность и ценность, а, далее на необходимый и достаточный объем, затем - на требуемое качество. Поступившая информация подвергается соответствующим оценкам, хранится, непрерывно обновляется, накапливается до необходимого объема в рамках информационной базы, основу которой составляют информационные массивы, включающие в себя учетные и внеучетные виды информации.

После осуществления систематизации значимой информации она формируется в соответствии принятым на предприятии целям управления.

После формирования массива информации осуществляется ее отбор, в процессе которого внеучетные и учетные данные подлежат интегрированию и корректировке, приводятся к сопоставимым измерителям, находящимся в специально созданных информационных ячейках.

В результате корректировки данных появляется возможность получения реальных показателей. Далее проводится отбор необходимой информации, она обрабатывается и передается для анализа в виде системы показателей и параметров деятельности. Она служит основой для построения элементов внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения и представляет собой совокупность взаимосвязанных социальных, экономических и технико-экономических показателей, используемых для решения организационно-экономических, производственных, технологических задач, определяет при этом содержание управленческих документов и массивов.

Дальнейшая автоматизированная обработка информации позволяет составлять различные сводки, таблицы, ведомости, где она сгруппирована по каким-либо реквизитам. Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются системы классификации и кодирования. Они позволяют представить информацию в форме, удобной для восприятия машиной. Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов, а также в обеспечении необходимой достоверности кодируемой информации. С помощью кодирования обеспечивается выполнение основных функций, связанных с обработкой экономической информации: минимизация объема информации при вводе ее в вычислительную систему и передаче по каналам связи; сортировка и поиск информации по ключевым признакам; разработка сводных экономических отчетов по различным признакам; декодирование при переходе от кодирования к их наименованиям при печати сводных экономических отчетов. Результатом обработки является создание унифицированной системы управленческой документации, которая включает комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления (процесс унификации).