Управление как процесс преобразования информации

В процессе управления, представляющего собой целенаправленное воздействие на деятельность системы (коллектива, предприятия, государства), как при определении цели, так и при уточнении этой цели, как при принятии окончательного решения, так и при контроле за ходом его выполнения, необходима достаточно исчерпывающая, точная, хорошо обработанная информация.

Общие функции управления - планирование, организация, координация, мотивация и контроль являются процессами, перерабатывающими информацию. Информация, используемая в управлении, классифицируется:

• по объекту управления;

• по принадлежности к той или иной подсистеме управления;

• по форме передачи (вербальная, т. е. словесная, и невербальная);

• по изменчивости во времени;

• по способу передачи;

• по режиму передачи;

• по назначению;

• по стадии жизненного цикла объекта;

• по отношению объекта управления к субъекту.

Информационный массив - это упорядоченная по определенным признакам совокупность всех видов информации, используемой органами управления. Он должен обеспечивать: прямое обращение потребителей к хранимой информации; наиболее полное удовлетворение их информационных потребностей; оперативный поиск и выдачу информации; предохранение информации от искажений.

Поток информации - это движение информации от источников до потребителей.

Объем информации - количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц (слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.) и используемая для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управления.

На практике выделяют также понятие "полезная информация". Данное понятие принято интерпретировать как любую информацию, свидетельствующую о состоянии дел на предприятии, а также информацию, используя которую предприятие может улучшить свои позиции.

С помощью современных информационных технологий, в частности Internet, можно объединять сотрудников разных отделов и даже филиалов, находящихся в разных городах и странах, во временные рабочие группы для совместной работы над проектами или для решения каких-либо проблем.

Весьма важную роль в менеджменте играет также невербальная информация, т.е. информация, посланная отправителем без использования слов. Она образует невербальные послания, лежащие в основе невербальной коммуникации. Жесты, мимика, интонации - важнейшая часть делового общения.

Основными видами невербальной информации являются:

• физические данные человека (рост, вес, цвет волос, запах тела и т.д.);

• движения тела (жесты, позы, прикосновения, выражения лица, движение глаз и т.д.);

• речь (интонации, грамотность, голос, частота речи и т.д.);

• среда (освещенность, шум, чистота, помещение, мебель и т.д.);

• использование среды (манеры поведения, расстояние при общении и т.д.);

• время (ранний приход, приход в точно назначенное время, опоздания).

Невербальные коммуникации в основном имеют бессознательную основу, так как свидетельствуют о действительных эмоциях участников коммуникационного процесса и являются весьма надежным индикатором проявляемых чувств. Невербальной информацией трудно манипулировать и ее нелегко скрывать в межличностной коммуникации.

Информационные ресурсы организации

Поскольку речь идёт об информационном обеспечении управленческой деятельности, мы должны отметить, что в рамках любой организации информация для управления используется в двух видах (рис. 1.1): она либо оформлена как документы (планы, заявки, приказы и т.п.), либо имеет недокументированную форму (речевая информация и т.п.)

Рис. 1.1 - Информационные ресурсы организации

Информационные ресурсы - это все данные, которые в процессе менеджмента включаются для выполнения работ.

Документ - информационное сообщение в бумажном, звуковом или электронном виде, оформленное по определённым правилам и заверенное в установленном порядке. Как формируются документы? Сведения о работе организации в каком - либо аспекте характеризуются совокупностью показателей. Любой показатель обладает экономическим смыслом (например, объём продаж какого-то изделия), имеет собственное название и числовую характеристику (сколько продали на какой-то момент времени). На основе показателей создаются документы, которые могут включать в себя один или несколько показателей.

Перемещение документов и работа с ними в организации - её документооборот. Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, прима и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа ( т.е. процедуры формирования и использования документов для управления).