Структура информационной системы стратегического управления ООО "Визави-2000"
В настоящее время в ООО "Визави-2000" существует единая информационная система управления предприятием, охватывающая все направления деятельности компании как в головном офисе, так и в филиалах. Кроме централизации ресурсов внутренней сети, у компании есть специальные решения для партнеров - автосалонов, банков, брокерских компаний, рассчитанные на то, что эти категории пользователей также имеют доступ к информационным ресурсам компании. Предполагается расширение централизации доступа путем подключения в режиме on-line также коммерческих агентов, оснащенных карманными компьютерами (КПК).
Все офисы и площадки компании в Волгограде и области соединены оптоволоконными каналами связи в единую локальную сеть. Региональные подразделения подключены по выделенным защищенным каналам связи и работают совместно с центральной системой в режиме on-line.
Внедрение информационных технологий позволяет компании: повысить оперативность обработки информации с повышением за счет этого уровня обслуживания клиентов; рассчитать обоснованные тарифы; сократить риски мошенничества; снизить операционные расходы на оформление договоров, урегулирование убытков и формирование отчетности.
АИС разрабатывалась в течение почти десяти лет собственным коллективом разработчиков. Ядром системы является база данных Oracle.
В ООО "Визави-2000" является приоритетной централизованная архитектура построения информационной системы. В этом случае гораздо проще заниматься поддержкой систем. Конечно, это требует больших вложений в каналы связи, зато значительно меньше ресурсов требуется выделять на осуществление сервиса, упрощается решение вопросов организации хранения информации, резервного копирования и пр. Кроме того, в централизованной системе проще контролировать риски, связанные с пресловутым человеческим фактором, роль которого в эксплуатации сложных технических систем хорошо известна.
Документы являются первоисточником экономической информации, ее фундаментом.
Учет как информационная система действующего предприятия в состоянии непрерывно "пополняться" и продуктивно функционировать благодаря документированию всего, что происходит с учетными объектами в экономической жизни хозяйствующего субъекта.
Документ, признанный основанием для финансово-экономических процедур, составляется в соответствии с финансовым законодательством или учетными стандартами и оформляется во время совершения того или иного факта хозяйственной деятельности или появления права должностного лица на реализацию инициируемого хозяйственного факта. Являясь материальным носителем учетно-экономической информации, документ свидетельствует о принятом управленческом решении, результатом которого становится действие или событие, регламентирующие состояние и движение хозяйственных средств и источников формирования.
За достоверность документально оформленной информации, как инициатор, так и исполнитель, а также должностное лицо, которому делегировано право утверждать документ, несут ответственность перед законом, акционерами, инвесторами, партнерами. Документация служит основанием для ведения не только всех видов хозяйственного учета, но и информационной базой других функций системы управления: расчета плановых показателей производства продаж, себестоимости, прибыли. На основании документации создаются системы оперативного экономического и финансового анализа, текущего контроля, ревизии и аудита финансово-хозяйственной деятельности.
Документы, используемые в хозяйственной практике, составляются, как правило, на типовых бланках, в каждом из которых данные приводятся по централизованным заранее установленным схемам показателей. В редких случаях, когда в практике предприятия появляются принципиально новые хозяйственные факты, а типовая документация на них отсутствует, руководитель хозяйствующего субъекта вправе внести внутрихозяйственный бланк документа.
Классификация документов финансово-экономического управления ООО "Визави-2000" может быть представлена в следующей схеме (рис. 4, приложение 5).
По содержанию выделяют первичные и сводные. Первичные содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера), свободные предназначены для обобщения информации обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира).
